前缀部分，也称为前缀部分，位于行政机关公文首页，在现行公文格式中无需索引“主题词”。现代公文主要是指党政机关在实施领导和行政管理过程中形成的具有法律效力和规范风格的文件，主题词也称为描述符，是在索引和检索中用于表达文献主题的人工语言，具有概念化和标准化的特点，公文写作的主要文体:报告。
主送机关又称抬头和上款，是指公文的主受理机关，即负责主办或答复公文的单位。主题词在公文中的作用是提高文献检索速度；易于阅读；让秘书做事更容易；为实现办公自动化奠定基础。公文标题一般由三部分组成:发文机关、事由和文种。主题词的选择需要基于词库。格式行政公文的格式要素可分为眉头、主题和版本三个部分。
自《党政机关公文处理规定》（中共中央办公厅【，】）和《党政机关公文格式》国家标准实施以来，在书写时增加括号以标记下一行。公文上有附注的，主送机关名称应当使用全称或者规范化简称或者同类机关的通用名。红色反线以上的所有元素统称为眉毛；从红色反线（不含）到主题词（不含）的所有元素统称为主语；主题词下面的所有元素统称为版本注释。
结构术语公文结构术语分为:中。公告通常由关键词、抄送机构名称、发布机构和时间、版本记录中的反向线、版本记录的位置等要素组成，公文写作是指公文的起草和修改，是写作者代表机关进行陈述并反映机关领导意图和意愿的写作活动。前缀部分通常由公文数量、密级和期限、紧急程度、发文机关身份、文号、签发人等要素组成。
