中国一般使用官方文件。然而，在实际的公文写作中，缩略语的使用存在诸多问题，要遵循规定和格式，按照《公文缩略语使用基本要求》规范书写，我们不应该凭空想象它们并随意减少它们，公文中的人名、地名、数字和引文都要准确无误。一般将机关全称或规范化简称写在文末右下方，在官方文件中标明男女名单的方法是加上括号。
发证机关一般应写全称。书写格式的主要要求是:（1）发证机关标志:由发证机关全称或标准化简称后接“文件”组成。公文必须注明签发日期，以表明公文何时生效。签发机关，即签名，是正式文件的法律作者。张贴公文用的纸张大小，使用数字时，除公文编号、统计表、附表、序号、专用术语等必须使用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。
它写在正文的右下方，也称为签名。上级发给下级的公文、通知，都是有全称的官职，例如，清朝总督给知府（市长）送了一份公文，称其为扬州知府李卫；下属上报的公文只能是扬州知府闵和下官李卫。缩写常用于这些表达对象，m，发文机关标识的上边缘上报公文的版本上边缘为，m，为上级机关的指示留有空白。
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