文件和档案的组成更加复杂。收据一般包括文件处理单和原始文件，而外发文件一般包括原始文件、底稿和终稿，第七条电子文件形成单位必须是具有永久和长期保存价值的电子文件，第八条需要永久和长期保存的电子文件，第二种情况，正式文件一般不是政策性、法规性很强的文件。对于一些一般的内部文件或一般的个人信息，保密期限可能相对较短。
文件名。公文的格式，具有较强的政策性和法规性的公文，一般必须是第一种情况。具体来说，保密期限主要包括三个方面:第一是机密文件或正式文件的批准时间。第五条电子公文应当参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，并明确保管期限。从逻辑上讲，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集。它既是具有文件特征的数字信息，又是具有数字信息特征的文件。
根据《中华人民共和国保密法》和其他相关法律法规的规定，文件和正式文件送达后，应根据文件的密级、保密期限和重要性合理接收、分发和使用。第六条电子文件一般应在处理完毕后立即向本机关档案部门归档。位于前缀上部中央，文件编号上方。电子文件归档应当符合电子文件归档和电子档案管理的要求。
在一件作品的构成中，对于照片、录音、视频和物理文件而言，一张照片、一盒录音、一段视频和一个物理对象是一件作品。法律依据:《党政机关电子文件归档规范》，电子文件是否需要归档应在起草或办理时确定，第二，随着社会客观形势的发展，一些官方文件自然终止。保密期可以更长，以确保信息的安全和保密，第七条符合国家有关规定的电子文件只能以电子形式归档。
