重要公文和文件由机关主要负责人签发。只有上面的文字需要注明发行人，党委、政府办公厅（室）根据党委、政府授权发布的公文，由受权机关主要负责人签发或按有关规定办理，在公文写作中，任何情况下都不需要签发人，提交的正式文件应标明签发人姓名，并列排列在文件编号的右侧。如信件、通知等并列文本及以下文本不需要签发人。
签发人是指上述文件，即报送上级机关的正式文件，并有签发机关负责人的签名。红头文件通常指标题为红色字母的文件。如果没有写签发人，可能是由于以下原因:公文的类型不同:公文的语言决定了公文的写作关系和公文首页要采用的布局样式。；签发人应在国家行政机关公文格式规定的上述文本中确定（相关内容附后）。
签发文件时，签发人应签署意见、姓名和完成日期；如果您阅读或签名，将被视为同意。发行人标注常见错误:上述文字上未标注发行人名称，如果有多个发行者。《国家行政机关公文处理办法》规定行政公文共有件，通知未注明签发人，因此，以下文字不能标有发行人名称。，发行人的名称在右边的空格中，发行人的名称用斜体标记，作为下文，《通知》适用于下级机关公文的审批和转发、上级和非下级机关公文的转发、对下级机关要求的传达、其他需要有关单位知晓和执行的事项以及人事任免。
