（三）公文用语应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系确定。“签发机关”一般指拟签发文件的机关，标注时应当使用发文机关全称或者规范化简称，与行政机关联合行文的公文，主办单位排名靠前，签发日期位于正式文件的末尾，签发机关的下方，并稍微向右错开，公文一般由三部分组成:开头、正文和结尾。公文必须注明签发日期，以表明公文何时生效。
国家行政机关的公文一般由公文名称、文号、签发人、紧急程度、密级等组成。文件是党政机关、企事业单位最常用的公文形式之一，俗称红头文件。文件首页红色大字体的签发单位名称到下面的红色分隔线处，称为文件头，也称为文件头。行政公文的注意事项各级国家行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
前缀主要由签发单位名称和签发字号组成，字体为大红色。“抄送机关”是指主送机关以外需要执行或者知晓公文的其他机关，应当标注全称或者规范简称或者通用名。投寄日期必须注明投寄日期的全名，以免日后检查时遇到困难。它由机关代字、年份和文件序号组成，如:机关公文中的主送单位和抄送单位为:豫府字【。
（4）起草紧急公文。表示同一官方文件的原件份数的数字，机密级别以上的官方文件的索引。签发日期一般以领导签发的日期为准，政府部门提交给政府批准和执行的文件。它占文档首页的1/3到2/5，并通过一条水平线与文本隔开，发送单位是写作的主要对象，即请求主办和答复的单位，即负责掌握、答复或执行文件内容的接收单位。
