如果文档内容极短，即使第一页可以标记版本，也应在下一页（双页）的底部标记版本；如果文档文本在双页上结束。行政公文是公文，公文版本是指公文的抄送单位、用印单位和用印日期，官方文件的页面前面有空白页，版本和文本不能在一页上，官方文件的首页必须显示文本。公文的要素分为三个部分:正文、主题和版本。
根据《党政机关公文格式》，版本应在正文或附件后面，但在一页以内。如果公文前面有空白页，则空白页和页码没有编号。官方文件中的文字颜色都是黑色的。以红色反线置于公文首页（宽度与版本中心一致，版本注释部分也称为公文结尾部分。它通常由关键词、抄送机关名称、签发机关和签发时间、版本注释中的反线、版本注释的位置等元素组成。
除非另有说明，否则通常使用文档格式的所有元素，并且页码不显示在文档的第一页上。公布国家行政机关公文格式，用半角阿拉伯数字，排列在公文版下缘下方，数字左右各置一字行；从版本中心的底边开始，第一行一般由公文数量、密级和保密期限组成。文字，和完整版的心。主题词是能够反映公文主要内容和类别的标准化名词或短语。
所有放置在官方文件首页红色反转线（也称为水平线）上方的元素统称为眉毛；置于红色反斜线（不含红色反斜线）以下至主题词（不含主题词）的元素统称为主语；主题词下面的所有元素统称为版本注释。附件、正文和页码应连续排列，（关键词。主题词标引时，顺序是先标注类别词，宋体字的模仿。具体情况下可以适当调整，通常布置在每一侧。
