公文写作的第一段以冒号结尾，下一段的第一个字需要空格，因为这是一个新段落。在文本中，经常出错的是结构层次数，文件的年份用六角括号括起来，文件编号由行政办公室编号，没有“第一”一词，公文属于系统性文章，（2）文号:文号由发证机关的字、年、序号组成。一级序列号是:...并且不能写成:。
文件编号在签发机构的标志下是空白的。如果有更小的级别，可以用①、②、③标记。但由于人文类文稿的写作一般不超过四级，这种批阅方式并不常见，也没有出现在国务院和党政机关的公文格式要求中。当公文正文内容复杂时，需要划分结构层次。公文正文结构层次的序数可以依次用“1”、“1”、“和”（）来表示。通常，第一层用粗体显示，第二层用斜体显示。
附件如果有附件，文档在文本下是空的。如果冒号后有几个段落（有时会添加序列号），则文档的文本将发送到组织名称的下一行，每个自然段落都留空，并且每个段落前两个框都留空。首先，毕竟文档的大部分用途都是用来传达的。联名书写时，应先使用主办机构的名称，并将“文件”一词置于签发机构名称的右侧，自上而下排列在中间；联合行文机关过多的，确保公文首页显示正文。
结构层次的序数和标点符号是第一、第二、第三、第四和第五。.....），每段都要空，平均顶部晶格。一两个表达会让官方文件更有条理，不要使用非标准序列号，如:、a、a等。，回到顶部网格，其次，陈述公文的具体内容可以使意思更加精炼，更好地传达具体意思。
