选择公文的原因主要有三个:一是发文机关与主要收件人之间的工作关系；二是发证机关的法定或规定权限；三是写作目的、写作要求和表达公文主题的需要。书写与正式书写的关系是通用的，书写可以向上、向下、平行，“文件格式”和“信函格式”都可以使用；官方文本只是向下的，也就是说，它只能是“文件形式”。
公文的检查要重点做好“七查”:检查公文申报是否完整。在选择公文时，我们应严格遵守相关规范。公文的格式一般包括:标题、主送机关、正文、附件、签发机关（或加盖公章）、签发时间、抄送单位、文号前缀、公文编号、密级、紧急程度、阅读范围等。公文一般由文号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关文号、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明和发文机关签章组成。
检查是否真的有必要发布正式文件。首先，要有正式的公文代拟稿；二是要有相关政策文件、上级规定、领导批示、会议纪要等附件，主办单位主要负责人要发文并签字。大红头和小红头通常与文档前缀中使用的单词大小有关。当然，红头也与文件编号有关。发布，尤其要严格遵循党和国家关于公文使用的规定。
本通知适用于行政法规和规章的发布，以及修订后的《国家行政机关公文处理办法》的撰写和办理。在审批下级机关的公文时，中国所有的公文都要按照国务院办公厅和公文的格式\\\\x，即在非常必要时，下级机关会越过上一级下级机关，只向上级机关写信。同时，正式文件应同时上报交叉上级主管部门。
转发上级机关或非所属机关的公文。这种写作方式只能在特殊情况下使用，比如出现重大问题时，（二）根据发布和投递范围。公告和通知使用“公告”在国内外宣布法定事项或其他重要事项；“通知”用来宣布在一定范围内应当遵守或知道的事项，公文写作的要求很高，特别是要求起草者有工作实践的基础，了解工作中的许多细微关节。
