信件是用来在同级部门之间发送文件的，因为官方文件也显示了一种尊重。上级一般用通知写下级，同级或不隶属于上级的部门之间用信函写上级的指示、报告、报表等，通常用于较低级别的书写，许多人仍然不知道同龄人之间的写作应该使用什么，同级部门之间通报事情应该用什么表达:信。作为官方文件中唯一的平行语言，信函具有广泛的应用范围，在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，也可以在互不隶属的机关之间行文，包括上级机关或下级机关。
函件是指非隶属机关用于洽谈工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。公函是无隶属关系的机关用于相互协商、询问和回答问题或请求有关主管部门批准的正式文件，当下级向上级征求意见时，它需要请示，这意味着下级机关就某项工作向上级机关提出请求。作为官方文件中唯一的平行语言，信函有着广泛的应用。
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