公文的文化格式由国家规定；文件编号由某个单位根据其内部机构统一排序，分支机构没有编号权。对写作格式和文件编号有严格的规定，公文的编号一般包括机关代字、年号和顺序号，在正式文件中，从属代码是指文件编号应包括机构代字、年份代码和文件序号；联合行文时，一般以主办机构为主体编制文号。
因为，如果附件和正文不能装订在一起，则文件编号应排列在附件左上角第一行的顶部方框中，并在后面标记“附件”字样和附件序号。用六角括号“【】”插入；序号不构成虚拟位置（即公文的标题序号在一篇文章中既有核心作用，又有审美作用。一般公文由标题、正文和附件三部分组成。在公文写作中，公文编号由三部分组成，即机关代年序号，其中机关代年由机关自行确定，只要能代表发文机关即可，代年应为阿拉伯数字，且不得缩写，序号前不得加虚数或汉字“无”。
附件的格式与正文的格式相同。“国发”是国务院的代表字，“【”是年号，（年号要用方括号“【】”），“”是文件的序号。字号由三部分组成:发证机关、年份和序号。不加“不”字。（发行人。签发人是指代表本机关签发公文意见的领导的姓名。报送的正式文件应标明签发人姓名，并列排列在文号右侧。它能使公文内容清晰明了，起到画龙点睛的作用。
例如，“国发”代表1997年国务院发布的5号文件。附件的标题排列在版本第三行的中间，在一些文章中。发证机关签发的文字应当自行拟定，并定期使用，不得经常更换，附件的序号和标题应与附件的说明一致。年份用六角括号括起来，正常情况下，它的标题是，小标宋河马小厨师，而文字是仿宋。如果太长，可以用特殊符号代替。
