主送机关上级机关向下级机关发出的指示、通知、通知等公文称为一般公文，所有下级机关都是接收机关，即发送公文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只由一个主送机关撰写，必要时同时报送另一机关。“抄送机关”是指主送机关以外需要执行或者知悉公文的其他机关，公文中的“主送机关”是指公文的主收机关，也称“上段和头”。
正文这是公文的主体部分，它描述了公文的具体内容，是公文中最重要的部分。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；也可以由发布机关和语言文字组成。主送件人:指公文中所列的需要送达的单位或个人。位置区别:签发机关位于纸张中央并标有一组红色字符，俗称“红头文件”；主要送达机关位于文章末尾。
印章应盖在公文的最后一页。公文写作格式（1）前缀:一般由公文数量、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、文号、签发人、会签人等要素组成。版次记录:一般由主题词、抄送机关、印刷机关、印刷时间、份数、反衬等要素组成。应使用全名或标准缩写，并在标题和正文之间的左侧用冒号书写大写字母。
如果需要同时提交给另一个机关，可以复印。眉:一般由公文数量、密级和期限、紧急程度、发文机关标识、文号、签发人、红色反线等要素组成，主送机关一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、备注等要素组成。一般在文号下印上标记，主送机关:一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、备注等要素组成。
