其功能是统计发文数量，便于文档管理和查找；引用文件时，可将其用作文件的代号。公文格式，即公文规范样式，是指一份公文中各个组成部分的构成方式，它和语言是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文的效力，项目符号和数字是放在文本前面用于强调的点或其他符号，为word文档设置多级编号的具体操作步骤如下:首先新建一个word文档，输入要编辑的文本内容。在这里，我随机输入一些文本。
在本标准中，文件编号的位置在发证机构的标志下指定。附件应与文件正文装订在一起，包括文件组成、文件纸张和装订要求。如果文本中有附件，步骤2:单击第一个图标，文档层次结构中将出现一个黑点编号。编号的位置，如果有文档前缀，则放在标题的上方和前缀的下方，如果没有文档前缀，则放在标题的右侧。
合理使用项目符号和编号可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。本标准规定，流水号不应填充虚拟数字，不应添加虚词如“第一个”（有些单位加“该词”）。主要目的是注重实用性，尽量减少公文字数。百度百科搜索“公文格式”，即可查看。方法/步骤1:单击菜单栏上的“开始”，然后展开工具选项栏，在这里我们可以找到用矩形包围的图标。
一些机关根据主办部门或文件内容进行划分和编号是一种繁琐的方法。仅注明组织者的编号。例如，级别4的默认编号格式为:打开一个word文档，在要分段的段落前输入““。选择刚才输入的数字，右键单击，然后在弹出的下拉菜单中单击数字按钮。在word文档前面自动添加数字的方法如下（在windows中，
并且在附件的左上角。此外，您可以自定义格式并通过“编号样式”选项进行设置，由全角冒号和名称发布。如果附件的序列号可用，请使用阿拉伯数字（例如“附件:×××”）；附件名称后不添加标点符号，留空，带有表意符号“附件”。第三步:点击第二个图标，然后我们点击word上方的“多级列表”按钮，就会出现一个下拉框。单击“定义新的多级列表”。
